Zoeken
Brief uitschrijven ALV Kring Vrienden
| Printerversie |
Uitschrijving Algemene Ledenvergadering
van de Kring Vrienden van 's-Hertogenbosch
’s-Hertogenbosch, 26 oktober 2008
Geacht bestuur,
Ondergetekenden verzoeken het bestuur van de vereniging Kring “Vrienden van
’s-Hertogenbosch” tot het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering op een termijn van niet langer dan de statutaire termijn van vier weken na dagtekening. U wordt verzocht om de bijeenroeping minimaal binnen veertien dagen voorafgaand aan de vergadering te melden aan de leden van de vereniging, onder verwijzing naar de Statuten, artikel 20.
Dit verzoek wordt gedaan in het kader van allerlei geruchten die door de leden zijn vernomen met betrekking tot zaken rondom het bestuur. De leden wensen in de bijeen te roepen ALV door het bestuur geïnformeerd te worden voordat door het bestuur onomkeerbare besluiten zijn genomen ongeacht of deze besluiten nog in een latere reguliere ALV al dan niet door de leden bekrachtigd dienen te worden.
In het bijzonder willen ondergetekenden in deze bijeen te roepen vergadering met de leden en het bestuur in gesprek over het functioneren van het bestuur alsmede de positie van de Stichting Binnendieze als onderdeel van de vereniging Kring “Vrienden van ’s-Hertogenbosch”.
Deze brief is door minimaal 50 gewone leden ondertekend, waarmee volgens de statuten de ledenvergadering uitgeschreven dient te worden.
Met vriendelijke groet,
Namens de ondertekenaars,
Cor Gillhaus, Herman van den Heuvel, Joseph Grooten, Jan van der Eerden
------------------------------
Ledenvergadering Vereniging Kring Vrienden van ‘s-Hertogenbosch, d.d. 25 nov. 2008
Het bestuur wordt verzocht om de onderstaande verzoeken over te nemen.
Bij instemming van het bestuur, is er geen stemming nodig onder de leden. Het wordt dan beschouwd als een verzoek dat is aangenomen en besloten door het bestuur.
Bij geen instemming van het bestuur, dienen de verzoeken gelezen te worden als moties, die vervolgens ter stemming aangeboden dienen te worden aan de leden. De ledenvergadering zal dan besluiten over de verzoeken in de vorm van moties.
Verzoek/motie 1 betreft het voornemen tot wijziging v an de statuten & aanpassing agenda
Verzoek/motie 2 betreft de geldmiddelen van de vereniging en beide stichtingen
Verzoek/motie 3 betreft het huishoudelijk reglement
Verzoek/motie 4 betreft de koppeling tussen de vereniging en beide stichtingen alsmede het toezicht en de verantwoording
Verzoek/motie 5 betreft de inschakeling van een extern wervings- en selectiebureau
Verzoek/motie 6 betreft de omgangsvormen binnen de vereniging
Bij stemmingen zijn er voor de leden twee mogelijkheden: voor of tegen. Blanco stemmen worden volgens de Statuten beschouwd als niet te zijn uitgebracht (artikel 22).
Motie 1 behoort bij agendapunt 2. De moties 2 t/m 6 behoren aansluitend bij agendapunt 4.
Verzoek/motie 1: het voornemen tot wijziging van de statuten & aanpassing agenda
Overwegende dat,
- Het bestuur in de oproep voor de ledenvergadering een voorstel heeft ingediend tot wijziging van artikel 20 lid 2 van de statuten van de vereniging.
- Het bestuur deze wijziging van de statuten als volgt heeft gemotiveerd: “Om de statuten op dit punt in overeenstemming te brengen met de wettelijke bepalingen als opgenomen in artikel 41 lid 2 van Boek 2 van het Burgerlijk wetboek”.
- In onze vereniging een minimum aantal van 50 leden statutair is vereist om een vergadering uit te roepen. Een percentage van 10 % is geen wettelijke eis. Bij kleinere verenigingen wordt veelal een aantal van 10 of 25 leden gehanteerd.
- Gebleken is dat de statuten van de vereniging óók voor dit punt uitstekend voldoen aan de vereisten van het Burgerlijk wetboek.
- De motivatie van dit agendapunt volstrekt onjuist is, aangezien de statuten voldoen aan alle wettelijke eisen. In de convocatie zijn de leden onjuist voorgelicht door het bestuur.
- Er geen enkele reden is om dit agendapunt op deze vergadering te behandelen, juist nu een 75-tal leden voor het eerst in het bestaan van de vereniging gebruik hebben gemaakt van deze mogelijkheid.
- Daarnaast het verzoek van de leden om de positie van de stichting Binnendieze te agenderen is geweigerd. Nergens in de statuten van de vereniging staat dat bepaalde onderwerpen niet geagendeerd zouden mogen worden.
Verzoekt het bestuur om,
- Het agendapunt 3, inhoudende het voorstel tot wijziging van artikel 20 lid 2 van de statuten van de vereniging niet in behandeling te nemen óf opnieuw in te brengen op een volgende vergadering, voorzien van een juiste motivatie.
- Het agendapunt 4 te wijzigen tot “Functioneren van het bestuur en de stichting Binnendieze”.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ’s-Hertogenbosch.
Verzoek/motie 2: de geldmiddelen van de vereniging en beide stichtingen
Overwegende dat,
- Aan de leden van de vereniging inzage moet worden verstrekt in de balans en staat van baten en lasten met een toelichting (Statuten, artikel 19, derde lid).
- Aan de leden ter goedkeuring een begroting moet worden verstrekt voor het lopende verenigingsjaar (Statuten, artikel 19, vierde lid).
- Aan de leden geen inzicht is gegeven in de jaarcijfers van de vereniging over 2007 en dat geen begroting voor 2008 is vastgesteld door de ledenvergadering. Dit is in strijd met de statuten van de vereniging.
- Aan de leden geen inzage is gegeven in de resultaten, balans en jaarcijfers van de Stichtingen Gastheerschap en Binnendieze.
- De geldstromen in deze stichtingen aanzienlijk zijn.
- De leden inzage wensen van het bestuur van de vereniging inzake de financiële gegevens van beide stichtingen. Het bestuur van de vereniging beschikt over deze gegevens.
Verzoekt het bestuur om in de eerstvolgende ledenvergadering in 2009,
- Inzage te geven in de balans en jaarcijfers van de vereniging over de jaren 2007 en 2008 voorzien van een toelichting.
- Inzage te geven in de balans en jaarcijfers van beide stichtingen over de jaren 2007 en 2008 voorzien van een toelichting.
- De balans en jaarcijfers van verenigingen en beide stichtingen te laten verifiëren door de kascommissie en een onafhankelijke en ervaren accountant.
- De onafhankelijke en ervaren accountant een toelichting te laten geven in de eerstvolgende ledenvergadering van de vereniging over zijn bevindingen.
- Deze stukken tenminste 14 dagen voor de ledenvergadering beschikbaar te stellen aan de leden van de vereniging.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ‘s-Hertogenbosch.
Verzoek/motie 3: het huishoudelijk reglement
Overwegende dat,
- Er voor het verduidelijken van taken en bevoegdheden volgens de statuten een groepsreglement kan worden vastgesteld.
- Bevoegdheden en verplichtingen van bestuurders, werkgroepleden, leden en de ledenvergadering vastgelegd dienen te worden in een Huishoudelijk Reglement.
- De vrijwilligers van de vereniging in een aantal gevallen werkzaam zijn voor één van de stichtingen.
- De vereniging een zeer verouderd huishoudelijk reglement heeft, terwijl de stichtingen geen huishoudelijk reglement kennen.
- Het niet wenselijk is dat er verschillende reglementen komen voor de verschillende juridische entiteiten.
Verzoekt het bestuur om in de eerstvolgende ledenvergadering in 2009,
- Eén gecombineerd Huishoudelijk Reglement op stellen dat de activiteiten van de leden binnen de verschillende entiteiten in één keer regelt.
- Hiervoor een voorstel voor te bereiden en deze voor besluitvorming voor te leggen aan de ledenvergadering.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ’s-Hertogenbosch.
Verzoek/motie 4: de koppeling tussen vereniging en beide stichtingen alsmede het toezicht en de verantwoording
Overwegende dat,
- De koppeling tussen vereniging en beide stichtingen statutair is geregeld.
- Het raadzaam is om de koppeling in de statuten aan te scherpen, in het bijzonder die van de Stichtingen Binnendieze en Gastheerschap.
- Het bestuur van de vereniging verantwoording aflegt aan de ledenvergadering. De ledenvergadering is daarmee toezichthouder.
- De besturen van de stichtingen alleen verantwoording afleggen aan het bestuur van de vereniging.
- De ledenvergadering van de vereniging uitsluitend indirect toezicht, via het bestuur van de vereniging, kan houden op de gang van zaken binnen de stichtingen.
- Deze situatie niet meer gewenst is.
- Het gewenst is te komen tot een situatie waarbij de ledenvergadering van de vereniging meer direct toezicht kunnen houden. Daarbij is het gewenst om verantwoording af te leggen naar de ledenvergadering.
- Hiervoor statutenwijzigingen nodig zijn.
Verzoekt het bestuur om binnen twee jaar na heden,
- De verhouding tussen beide stichtingen en de vereniging te wijzigen, in die zin dat onder alle omstandigheden eindverantwoording wordt afgelegd naar de ledenvergadering van de vereniging die eveneens als toezichthouder optreedt.
- Hiervoor voorstellen voor te bereiden en deze voor besluitvorming voor te leggen aan de ledenvergadering.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ’s-Hertogenbosch.
Verzoek/motie 5: de inschakeling van een extern wervings- en selectiebureau
Overwegende dat,
- Het bestuur een extern wervings- en selectiebureau heeft ingeschakeld.
- Het bestuur eveneens enkele malen adviezen heeft ingewonnen bij een notaris.
- De ledenvergadering tot op heden nooit een begroting heeft vastgesteld met daarin opgenomen kosten voor adviseurs zoals notarissen en wervings- en selectiebureau’s.
- Dergelijke kosten in het algemeen aanzienlijk zijn.
- Het bestuur, in casu de huidige voorzitter, een bijzondere rol heeft waar het gaat om het werven van een nieuwe voorzitter.
- Het ongewenst is om deze ‘werving’ van een functie binnen een vereniging over te laten aan een extern wervings- en selectiebureau.
- Het onduidelijk is op welke gronden personen worden gevraagd voor de zogenaamde vertrouwenscommissie.
- Er voldoende expertise binnen de vereniging aanwezig is, met name onder de ereleden, oud voorzitters en andere oud bestuursleden.
- De statuten leidend zijn, hetgeen betekent dat een kandidaat eveneens rechtstreeks door leden kan worden voorgedragen voor het voorzitterschap, conform artikel 10 van de statuten.
Verzoekt het bestuur om,
- De aangegane verplichtingen met het externe wervings- en selectiebureau te ontbinden, onder verrekening van de gemaakte kosten.
- De selectie als bestuur, in casu de huidige voorzitter, zelf ter hand te nemen. Daarbij gesprekken te voeren met kandidaten en aspirant kandidaten.
- Geen vertrouwenscommissie in te stellen.
- Indien het huidige bestuur advies of ondersteuning wenst in de gesprekken met de kandidaten, dan dient zij daarbij de ereleden van de vereniging te raadplegen.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ’s-Hertogenbosch.
Verzoek/motie 6: betreft de omgangsvormen binnen de vereniging
Overwegende dat,
- De voorzitter van het Kenniscentrum van onze vereniging zich met een Ingezonden Brief heeft gewend tot de lezers van het Brabants Dagblad.
- De voorzitter van het Kenniscentrum zich in zijn ingezonden brief zich publiekelijk negatief uitlaat over een oud-voorzitter en erelid van onze vereniging. De uitlatingen betroffen: “Die vergaderingen duurden te lang, waren rommelig en er werden zelden besluiten genomen. Dat was ook lastig want hij had teveel Kringpetten op.”
- De genoemde oud-voorzitter is juist door de ledenvergadering van de vereniging tot erelid benoemd voor zijn verdiensten.
- De genoemde oud-voorzitter heeft in januari 2008 de hoogste prijs van de Stichting Menno van Coehoorn ontvangen voor
zijn verdiensten op het gebied van vestingwerken.
- De voorzitter van het Kenniscentrum in zijn publieke brief verder spreekt over leden van een ‘Bende van Tien’ die de Kring (veelal gedwongen) verlieten. Ook hier is sprake van een beschuldiging die nergens op is gebaseerd en geen enkel doel dient.
- De voorzitter van het Kenniscentrum volstrekt ten onrechte voornoemde uitlatingen en plein publiek heeft gedaan.
- Met betrekking tot goede omgangsvormen tot op heden is nagelaten om de oud secretaris van de vereniging, die zich 9 jaar lang belangeloos voor de vereniging heeft ingezet, op een fatsoenlijke wijze in de ledenvergadering te bedanken voor zijn inzet.
Verzoekt het bestuur om,
- Onomwonden afstand te nemen van de gedane uitspraken van de voorzitter van het Kenniscentrum in het Brabants Dagblad van 1 november 2008.
- In de eerstvolgende ledenvergadering een dankwoord uit te spreken aan de oud secretaris voor zijn werkzaamheden voor de vereniging en dit als apart agendapunt te agenderen.
Aldus besloten en aangenomen door het bestuur (of in geval van een motie: door de ledenvergadering) d.d. 25 november 2008 te ’s-Hertogenbosch.
Terug naar boven
 |
 |
 |
 |